1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?
Eisberg ist eine App für Lern- und Coachinggespräche in der Schule. Sie unterstützt Lehrpersonen und Fachpersonen dabei, Gespräche mit Schülern und Schülerinnen vorzubereiten, durchzuführen und zusammenzufassen.
Die App hilft dabei, Stärken zu erkennen, passende Fragen zu stellen sowie Ziele, Hindernisse und nächste Schritte festzuhalten. Mit der vorgängigen Einwilligung der Eltern oder der berechtigten Person kann ein Gespräch aufgenommen werden. Aus der Aufnahme erstellt Eisberg eine schriftliche Zusammenfassung. Anschliessend wird die Audiodatei automatisch und endgültig gelöscht.
In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche Personendaten bei der Verwendung von Eisberg bearbeitet werden, weshalb wir diese Daten benötigen, wer darauf zugreifen kann und welche Rechte die betroffenen Personen haben.
2. Wer bietet Eisberg an?
Eisberg ist ein Angebot der:
Pädagogik+ GmbH
Schüracherstrasse 45
8700 Küsnacht
Schweiz
E Mail: info@paedagogik-plus.com
www.pädagogik-plus.com
www.eisberg-coaching.com
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an folgende Stelle wenden:
Branka Rezan, Inhaberin
E Mail: branka.rezan@paedagogik-plus.com
3. Wer ist für die Datenbearbeitung verantwortlich?
Setzt eine öffentliche oder private Schule Eisberg ein, bleibt grundsätzlich die jeweilige Schule beziehungsweise die zuständige Schulgemeinde für die Bearbeitung der schulischen Personendaten verantwortlich.
Die Pädagogik+ GmbH bearbeitet die Daten entsprechend den vereinbarten Weisungen.
Soweit die Pädagogik+ GmbH Daten für den Betrieb der App, die Verwaltung von Benutzerkonten, die Abrechnung, die Sicherheit oder den Support in eigener Verantwortung bearbeitet, ist die Pädagogik+ GmbH für diese Bearbeitung verantwortlich.
4. Für wen ist Eisberg bestimmt?
Eisberg richtet sich an:
Lehrpersonen
schulische Heilpädagogen und Heilpädagoginnen
Schulsozialarbeitende
schulische Fachpersonen
Coaches und weitere berechtigte Begleitpersonen
Schulen und Schulgemeinden
Schüler und Schülerinnen im Rahmen eines begleiteten Gesprächs
Schüler und Schülerinnen verwenden Eisberg nicht ohne Begleitung einer berechtigten erwachsenen Person.
5. Welche Personendaten werden bearbeitet?
Je nach Verwendung der App können folgende Personendaten bearbeitet werden:
Daten von Lehrpersonen und Fachpersonen
Vorname und Nachname
E Mail Adresse
Schule und Funktion
Benutzerkonto und Zugriffsberechtigungen
Anmeldeinformationen
gewählte Einstellungen
Angaben zu Lizenzen und Abonnements
Supportanfragen und Kommunikation
technische Nutzungsdaten und Sicherheitsprotokolle
Daten von Schülern und Schülerinnen
Vorname und Nachname, d.h. festgelegte Kennzeichnungen
Klasse oder Lerngruppe
Gesprächsdatum
Gesprächsinhalte
Stärken, Interessen und Ressourcen
schulische und persönliche Herausforderungen
Ziele, Hindernisse und nächste Schritte
schriftliche Gesprächszusammenfassungen
Notizen der berechtigten Lehrpersonen und Fachpersonen
Angaben zur erteilten oder abgelehnten Einwilligung
Audiodaten während der vorübergehenden Verarbeitung
In Lern- und Coachinggesprächen können schützenswerte Personendaten zur Sprache kommen. Dazu können Angaben zur Gesundheit, zum Wohlbefinden, zu familiären Situationen, zu sonderpädagogischen Massnahmen oder zu sozialen Schwierigkeiten gehören. Die zuständige Lehrperson oder Fachperson entscheidet sorgfältig und nach dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit, welche Informationen für das konkrete Gespräch und die schulische Begleitung erforderlich sind.
6. Zu welchen Zwecken werden die Daten bearbeitet?
Die Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken bearbeitet:
Vorbereitung von Lern- und Coachinggesprächen
Durchführung und Strukturierung der Gespräche
Erkennen von Stärken, Ressourcen und Herausforderungen
Entwicklung von Zielen und nächsten Schritten
Erstellung einer schriftlichen Gesprächszusammenfassung
Dokumentation der vereinbarten Ziele und Massnahmen
Vorbereitung weiterer Gespräche
Verwaltung der Benutzerkonten und Zugriffsrechte
Bereitstellung, Sicherheit und Verbesserung der Gespräche
Bearbeitung von Supportanfragen
Verwaltung von Lizenzen, Verträgen und Abrechnungen
Erfüllung vertraglicher Pflichten
Personendaten werden nicht für Werbung verwendet. Gesprächsinhalte werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.
Gesprächsinhalte werden nicht dazu verwendet, Schüler und Schülerinnen automatisiert zu bewerten, zu benoten oder über schulische Massnahmen zu entscheiden.
7. Wie funktioniert die Audioaufnahme?
Eine Audioaufnahme erfolgt nur, wenn die erforderliche Einwilligung vorgängig erteilt wurde.
Vor Beginn der Aufnahme werden die anwesenden Personen darüber informiert, dass das Gespräch aufgenommen wird. Die Aufnahme darf erst gestartet werden, wenn alle erforderlichen Zustimmungen vorliegen.
Die Audiodatei wird ausschliesslich verarbeitet, um eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs zu erstellen. Sie wird nicht dauerhaft in der App aufbewahrt.
Nach der Erstellung der Zusammenfassung wird die Audiodatei automatisch und endgültig gelöscht. Sie kann danach weder von der Schule noch von der Pädagogik+ GmbH abgerufen oder wiederhergestellt werden.
Falls während der Verarbeitung vorübergehend ein Transkript erstellt wird, wird auch dieses nach der Erstellung der Zusammenfassung endgültig gelöscht.
Dauerhaft gespeichert werden nur die freigegebene Gesprächszusammenfassung sowie die festgehaltenen Ziele und nächsten Schritte.
8. Ist die Einwilligung freiwillig?
Die Einwilligung in die Audioaufnahme ist freiwillig.
Wird keine Einwilligung erteilt, findet das Lern- oder Coachinggespräch ohne Audioaufnahme und ohne automatische Zusammenfassung statt. Dem Schüler oder der Schülerin entstehen daraus keine schulischen Nachteile.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für zukünftige Gespräche widerrufen werden. Die Rechtmässigkeit bereits abgeschlossener Bearbeitungen wird durch den Widerruf nicht berührt.
Der Widerruf kann bei der Schule oder über folgende Kontaktadresse eingereicht werden:
branka.rezan@paedagogik-plus.com
Ist ein Schüler oder eine Schülerin aufgrund des Alters und der persönlichen Entwicklung urteilsfähig, muss auch der Wille dieser Person angemessen berücksichtigt werden. Eine Aufnahme soll nicht gegen den erkennbaren Willen des Schülers oder der Schülerin erfolgen.
9. Auf welcher rechtlichen Grundlage werden die Daten bearbeitet?
Öffentliche Schulen bearbeiten Personendaten auf Grundlage des für sie geltenden kantonalen Datenschutzrechts sowie der jeweiligen schulrechtlichen Bestimmungen.
Pädagogik+ GmbH untersteht insbesondere dem Schweizer Datenschutzgesetz.
Die Audioaufnahme erfolgt auf Grundlage einer vorgängigen Einwilligung der berechtigten Personen. Die Einwilligung in die Aufnahme eines nicht öffentlichen Gesprächs muss vor Beginn der Aufnahme vorliegen.
10. Wer hat Zugriff auf die Daten?
Innerhalb der Schule erhalten nur berechtigte Lehrpersonen und Fachpersonen Zugriff, die den Schüler oder die Schülerin begleiten und die Informationen für ihre Aufgabe benötigen.
Zugriffsrechte werden durch die Schule vergeben und sollen regelmässig überprüft werden.
Mitarbeitende der Pädagogik+ GmbH erhalten nur Zugriff, wenn dies für den technischen Betrieb, die Sicherheit oder die Bearbeitung einer Supportanfrage erforderlich ist. Sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Eltern erhalten nicht automatisch Zugriff auf das Benutzerkonto der Lehrperson. Gesetzliche Informations-, Auskunfts- und Einsichtsrechte bleiben bestehen.
11. Werden Daten an externe Dienstleister weitergegeben?
Für den Betrieb von Eisberg können sorgfältig ausgewählte technische Dienstleister eingesetzt werden, beispielsweise für:
Hosting und Datenspeicherung
Erstellung von Transkripten und Zusammenfassungen
Versand von E Mails
Benutzeranmeldung
Fehleranalyse und technische Sicherheit
Zahlungsabwicklung
Support
Diese Dienstleister dürfen Personendaten nur im vereinbarten Umfang und für die festgelegten Zwecke bearbeiten. Sie werden vertraglich zur Vertraulichkeit, Datensicherheit und Löschung verpflichtet.
Eisberg setzt folgende wesentliche Dienstleister ein:
Dienstleister:
DigitalOcean, LLC
Betrieb und Speicherung der App
Land: Niederlande (Rechenzentrum Amsterdam); Anbieter mit Sitz in den USA
OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C.
Vorübergehende Umwandlung der Audiodatei in Text
Land: Irland (EU) / USA
Anthropic PBC (Claude)
Erstellung der Gesprächszusammenfassung
Land: USA
Brevo (Sendinblue SAS)
Versand technischer Nachrichten
Land: Frankreich (EU)
Pädagogik-Plus GmbH
Abwicklung von Zahlungen
Land: Schweiz
Google Ireland Ltd. / Google LLC
Hosting des Elternfragebogens (Google Forms), Versand von Push-Benachrichtigungen
Land: Irland (EU) / USA
Eine aktuelle Liste der eingesetzten Dienstleister kann über branka.rezan@paedagogik-plus.com angefordert werden.
12. Werden Daten ins Ausland übermittelt?
Personendaten werden grundsätzlich in der EU gespeichert und bearbeitet.
Falls ein Dienstleister Daten in einem Land bearbeitet, das keinen mit der Schweiz oder EU vergleichbaren Datenschutz gewährleistet, werden geeignete Schutzmassnahmen getroffen. Dazu gehören insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln und zusätzliche technische und organisatorische Schutzmassnahmen.
Audioaufnahmen und Gesprächsinhalte werden nur in den in dieser Datenschutzerklärung genannten Ländern verarbeitet.
Vor der Veröffentlichung muss hier genau angegeben werden, ob Audioaufnahmen oder Zusammenfassungen ausserhalb der Schweiz und der EU bearbeitet werden.
13. Werden die Daten für das Training künstlicher Intelligenz verwendet?
Audioaufnahmen, Transkripte, Gesprächszusammenfassungen und andere schulische Personendaten dürfen von der Pädagogik+ GmbH und den eingesetzten Dienstleistern nicht für das Training eigener oder fremder künstlicher Intelligenzmodelle verwendet werden.
Sie werden auch nicht zur Erstellung von Werbeprofilen oder für personalisierte Werbung verwendet.
14. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Die Schule ist dafür verantwortlich, die für sie geltenden Aufbewahrungsfristen festzulegen und nicht mehr benötigte schulische Daten löschen zu lassen.
Beim Austritt eines Schülers oder einer Schülerin sowie beim Ausscheiden einer Lehrperson werden die Zugriffsrechte überprüft und angepasst.
15. Wie werden die Daten geschützt?
Die Pädagogik+ GmbH und die verantwortliche Schule treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Personendaten.
Dazu gehören insbesondere:
verschlüsselte Übertragung der Daten
Verschlüsselung gespeicherter Daten
persönliche Benutzerkonten
sichere Passwörter und Anmeldeverfahren
rollenbasierte Zugriffsrechte
Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
regelmässige Sicherheitsprüfungen
gesicherte Datensicherungen
vertragliche Verpflichtung der Dienstleister
Schulung und Verpflichtung berechtigter Mitarbeitender
Verfahren zur Erkennung und Behandlung von Datenschutzvorfällen
Trotz sorgfältiger Schutzmassnahmen kann bei der digitalen Datenbearbeitung keine absolute Sicherheit garantiert werden.
16. Welche Rechte haben betroffene Personen?
Betroffene Personen haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere das Recht:
Auskunft über ihre bearbeiteten Personendaten zu verlangen
unrichtige Daten berichtigen zu lassen
die Löschung unrechtmässig bearbeiteter oder nicht mehr benötigter Daten zu verlangen
eine widerrechtliche Bearbeitung untersagen zu lassen
eine erteilte Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen
sich an die zuständige Datenschutzaufsicht zu wenden
Das Auskunftsrecht bezieht sich auf die zum Zeitpunkt des Gesuchs noch vorhandenen Personendaten. Wurde eine Audiodatei bereits endgültig gelöscht, kann keine Kopie der Aufnahme mehr zur Verfügung gestellt werden. Auskunft kann jedoch weiterhin über vorhandene Zusammenfassungen und weitere gespeicherte Personendaten verlangt werden.
Die Rechte minderjähriger Personen werden je nach Alter und Urteilsfähigkeit durch sie selbst oder durch ihre gesetzliche Vertretung ausgeübt.
Anfragen zu schulischen Daten sind grundsätzlich an die verantwortliche Schule zu richten:
Anfragen zur Pädagogik+ GmbH können an folgende Adresse gerichtet werden:
branka.rezan@paedagogik-plus.com
Vor der Erteilung einer Auskunft kann ein geeigneter Identitätsnachweis verlangt werden.
17. Werden automatisierte Entscheidungen getroffen?
Eisberg trifft keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen über Schüler und Schülerinnen.
Die von Eisberg erstellte Zusammenfassung ist eine Unterstützung für Lehrpersonen und Fachpersonen. Sie ersetzt keine pädagogische oder fachliche Beurteilung. Die verantwortliche Lehrperson muss die Zusammenfassung prüfen und kann sie berichtigen oder ergänzen.
Noten, Fördermassnahmen und andere schulische Entscheidungen dürfen nicht allein auf einer automatisch erstellten Zusammenfassung beruhen.
18. Welche Daten werden bei der technischen Verwendung der App erfasst?
Bei der Verwendung der App können technische Daten erfasst werden, beispielsweise:
IP Adresse
Gerätetyp und Betriebssystem
Version der App
Zeitpunkt und Dauer des Zugriffs
Anmeldevorgänge
Fehlermeldungen
Sicherheitsereignisse
technische Kennzeichnungen
Diese Daten werden benötigt, um die App bereitzustellen, Fehler zu beheben, Missbrauch zu verhindern und die Sicherheit zu gewährleisten.
Technische Nutzungsdaten werden nicht mit Gesprächsinhalten zu Werbeprofilen zusammengeführt.
19. Mitteilungen und Support
Wenn eine Lehrperson, Schule oder andere berechtigte Person Kontakt mit der Pädagogik+ GmbH aufnimmt, werden die angegebenen Kontaktdaten und der Inhalt der Anfrage bearbeitet.
Supportanfragen sollen keine unnötigen Personendaten von Schülern und Schülerinnen enthalten. Falls für die Fehlerbehebung ein Zugriff auf schulische Daten notwendig ist, erfolgt dieser nur mit entsprechender Berechtigung und wird auf das erforderliche Mass beschränkt.
20. Datenschutzverletzungen
Besteht der Verdacht, dass Personendaten verloren gegangen sind, unberechtigt eingesehen oder unrechtmässig weitergegeben wurden, wird der Vorfall untersucht und dokumentiert.
Die verantwortliche Schule und gegebenenfalls die zuständige Datenschutzaufsicht sowie die betroffenen Personen werden informiert, wenn dies gesetzlich erforderlich ist.
Datenschutzvorfälle können an folgende Adresse gemeldet werden:
branka.rezan@paedagogik-plus.com
21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die App, die eingesetzten Dienstleister oder die gesetzlichen Anforderungen verändern.
Bei wesentlichen Änderungen werden die Schulen und Benutzerinnen und Benutzer in geeigneter Form informiert.
Wenn eine Änderung den Zweck oder den Umfang der Audioverarbeitung wesentlich erweitert, wird eine neue Einwilligung eingeholt.
Zusicherung der Einhaltung des Datenschutzrechts
Die Pädagogik+ GmbH sichert zu, dass die Bearbeitung von Personendaten im Rahmen von Eisberg in Übereinstimmung mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) sowie – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgt.
Diese Zusicherung umfasst insbesondere:
die Einhaltung der Grundsätze der Rechtmässigkeit, Treu und Glauben, Zweckbindung und Datenminimierung
die Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmassnahmen gemäss Ziffer 15 dieser Erklärung
die vertragliche Verpflichtung sämtlicher eingesetzter Dienstleister zu Vertraulichkeit, Datensicherheit und Löschung gemäss Ziffer 11
die vorgängige Einholung der Einwilligung der berechtigten Personen vor jeder Audioaufnahme gemäss Ziffer 7 und 8
die laufende Überprüfung und Anpassung dieser Datenschutzerklärung bei Änderungen der App, der Dienstleister oder der gesetzlichen Anforderungen gemäss Ziffer 21
Diese Zusicherung entbindet die verantwortliche Schule beziehungsweise Schulgemeinde nicht von ihrer eigenen Verantwortung für die Bearbeitung der schulischen Personendaten gemäss Ziffer 3.
23. Kontakt
Pädagogik+ GmbH
Eisberg
Schüracherstrasse 45
8700 Küsnacht
Schweiz
branka.rezan@paedagogik-plus.com
www.pädagogik-plus.com
www.eisberg-coaching.com